Elke kantoorverhuis heeft dat ene lijntje op de checklist waar niemand eigenaar van is: 'oude IT-apparatuur'. De verhuizers nemen er geen verantwoordelijkheid voor, IT heeft er geen tijd voor, en de deadline schuift niet op. Het goede nieuws: een volledig kantoor IT-vrij maken, veilig en gedocumenteerd, is een klus van één dag als het goed georganiseerd is.
Waarom IT-materiaal kantoorverhuizen doet ontsporen
Meubilair mag in om het even welke vrachtwagen; datadragers niet. Zodra laptops, desktops of servers uw gebouw ongedocumenteerd verlaten, verliest u de chain of custody over elke byte erop, en onder GDPR verhuist die verantwoordelijkheid niet mee met de verhuizers. Ze blijft bij u.
Daarom belandt oude hardware bij verhuizen telkens weer in 'tijdelijke' opslag, precies het onbeveiligde datakerkhof dat jaren later een incident wordt. De oplossing: behandel IT-ontruiming als een eigen werkstroom, met een eigen gespecialiseerde partner.
Zo ziet een ontruiming op één dag eruit
Bij GreenByte verloopt een ontruiming in vier stappen, samengeperst in één bezoek. We komen op de dag die u kiest, ophaling dezelfde dag is overal in België en Frankrijk mogelijk, van maandag tot zaterdag, 07:00 tot 20:00, dus ook avond- en weekendverhuizen zijn gedekt.
Ter plaatse wordt elk toestel op serienummer geregistreerd in een ontvangstlijst, u tekent één document en weet exact wat het gebouw verliet. Het materiaal reist in verzegelde, beveiligde containers in onze eigen bestelwagens. Datavernietiging, refurbishment en recyclage volgen in ons atelier, en u ontvangt vernietigingscertificaten en een eindrapport voor uw dossier.
De checklist voor de week ervoor
Eén: inventariseer bij benadering wat er staat, laptops, desktops, servers, schermen, telefoons, printers, losse schijven. Ruwe aantallen volstaan voor de offerte. Twee: beslis wat vertrekt en wat meeverhuist. Drie: vraag medewerkers om zwervende toestellen in te leveren, laden en lockers verbergen meer hardware dan de meeste IT-teams verwachten. Vier: leg de ophaaldatum vast. Dat is alles, tillen, sorteren, wissen en rapporteren zijn het werk van de partner, niet het uwe.
Wat het kost, en wat er terugkomt
Een ontruiming wordt per project berekend: volume, toestellenmix, toegang tot het gebouw. Maar vergeet de andere kant van de balans niet: recente laptops en desktops dragen restwaarde die na gecertificeerde wissing en refurbishment naar u terugvloeit. Veel kantoorverhuizen eindigen met een IT-ontruiming die netto weinig tot niets kost, en een proper GDPR-dossier in plaats van een berghok vol aansprakelijkheid.
Veelgestelde vragen
Kunnen jullie echt ophalen op de dag zelf?
In de meeste gevallen wel, ophaling dezelfde dag is mogelijk in ons volledige werkgebied in België en Frankrijk, van maandag tot zaterdag tussen 07:00 en 20:00. Voor grote ontruimingen helpt een korte verwittiging ons om de juiste bestelwagen en containers mee te brengen.
Nemen jullie ook schermen, printers en randapparatuur mee?
Ja. We verwerken elk merk en elk type toestel, van smartphones tot servers, inclusief schermen, printers, netwerkmateriaal en losse datadragers. Herbruikbaar materiaal wordt gerefurbisht; de rest wordt verantwoord gerecycleerd.
Wie is verantwoordelijk voor de data tijdens het transport?
Vanaf de overdracht reist het materiaal in verzegelde containers onder onze gedocumenteerde chain of custody, en elk toestel staat al geregistreerd op de ontvangstlijst die u tekende. U kunt op elk moment aantonen waar uw datadragers zich bevinden, dat is het verschil met een gewone verhuizer.
Liever even overleggen?